Paperless è la parola chiave che ormai caratterizza l’attività degli studi notarili con l’obiettivo di ri-durre tempi e costi di gestione delle pratiche. Il cittadino riceve tutti i servizi necessari da un unico professionista, il notaio, realizzando cosi lo studio notarile il concetto di one stop shop .

Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta:

• per una compravendita, le visure ipotecarie e catastali vengono effettuate on-line tramite collegamento all’Agenzia del Territorio;
• l’atto notarile stesso può essere rogato in modo informatico e l’adempimento viene inviato per la registrazione, trascrizione e voltura in via informatica anche in un giorno solo;
• per la costituzione di una società: una volta firmato l’atto costitutivo, l’invio alla Camera di Commercio avviene in modo digitale, e, a partire da settembre 2014, l’iscrizione dell’atto avviene immediatamente, riducendo da giorni ad ore il tempo necessario per l’avvio dell’attività dell’impresa;

in quei comuni italiani con cui i Consigli Notarili hanno stipulato apposite convenzioni, inoltre, gli studi notarili possono richiedere certificati anagrafici direttamente dallo studio notarile.

Atto pubblico informatico

L’atto notarile, nell’immaginario collettivo, si considera chiuso dall’apposizione della firma delle parti, seguita da quella del notaio e dall’apposizione del Sigillo di stato. Dal 2013, invece, è possibile che l’atto pubblico notarile venga formato anche in modo totalmente informatico anticipando l’agenda digitale del governo.

L’atto pubblico informatico è oggi obbligatorio esclusivamente per la stipula dei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture con la Pubblica Amministrazione, ma per chi lo vuole è possibile stipulare qualsiasi atto.

Come?

• Le parti, invece di firmare un documento cartaceo firmeranno con la propria firma digitale il documento informatico contenente l’atto stesso e i suoi eventuali allegati, seguiti dall’apposizione della firma digitale del notaio (che contiene firma e sigillo del notaio).
• L’atto pubblico informatico verrà conservato in modo informatico attraverso un apposito si-stema di Conservazione a Norma tenuto a cura del Consiglio Nazionale del Notariato su strutture di proprietà del CNN stesso e amministrate dalla propria società, Notartel S.p.A..

Perché scegliere l’atto pubblico informatico?

• I vantaggi dell’atto pubblico informatico sono nella possibilità per le parti che magari vivono in luoghi diversi, di recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare l’atto consentendo lo scambio tra i due notai del documento formato digitalmente nel giro di pochi istanti;
• Nella conservazione tramite i più avanzati sistemi di disaster recovery che possono mettere al riparo da eventuali rischi di danni all’originale conservato in modo analogico.

Risponde ad esigenze specifiche di soggetti che interagiscono anche tramite sintetizzatori vocali con il mondo esterno, sia per fornire, sia per acquisire informazioni.

Firma digitale

La firma digitale, come dice il suo nome, sostituisce la normale firma apposta dalle parti (e dal notaio) ad un documento. Esistono vari tipi di firme elettroniche, la cui validità giuridica è indicata nel Codice dell’Amministrazione Digitale in base alle modalità con cui vengono rilasciate e ai controlli cui sono sottoposti i certificatori addetti al rilascio.

Le firme di tipo elettronico, attualmente vengono incorporate in un chip che può essere letto tramite un apposito lettore. Nei prossimi mesi sarà possibile usare anche negli studi notarili la firma di tipo grafometrico, ovvero apposta con una penna digitale su un tablet o altro tipo di strumento elettronico, senza doversi dotare di un’apposita firma digitale.

La sola apposizione di una firma digitale non è indice di per sè dell’apposizione da parte del legittimo titolare ed è per questo che l’intervento del notaio è comunque necessario per ga-rantire anche la corrispondenza tra firma digitale e soggetto che materialmente la usa.

Copie autentiche informatiche

Oggi è possibile richiedere il rilascio della copia del proprio atto anche in formato digitale. La copia autentica informatica, firmata digitalmente dal notaio, ha la stessa validità di una copia conforme cartacea, con il vantaggio di non occupare alcuno spazio fisico, ma pochi bit.

In questo modo, per ricevere una copia autentica di un atto notarile, non sarà più necessario recarsi fisicamente presso lo studio notarile, ma si potrà far circolare istantaneamente il documento.

Sono allo studio inoltre le modalità per rilasciare in modalità telematica anche le copie esecutive degli atti notarili da utilizzare immediatamente tramite il processo Civile Telematico per la tutela dei propri eventuali crediti. ali crediti.

Redatto da Notaiodifiducia.it (fonte Notariato.it)